La covid-19 le dio un giro de 180 grados al mundo. Se trasformaron las rutinas y las maneras de concebir los procesos creativos y las relaciones económicas. Restricciones de viajes y limitaciones en eventos y reuniones de forma presencial conllevaron a que las organizaciones tuvieran que depender más de las plataformas virtuales. Cuba no fue la excepción.

En ese escenario surge Fevexpo, una plataforma creada por Desoft que permite la organización de eventos virtuales e híbridos; la primera de su tipo en Cuba.

“Entre sus principales facilidades está el acceso de los participantes a los eventos desde cualquier lugar, además, los organizadores pueden realizar la gestión desde la propia plataforma, sin necesidad de estar presentes en un espacio físico”, dijo a Cubadebate Yerandy Núñez Hernández, jefe del Centro de Desarrollo Desoft La Habana.

Además, explicó el desarrollador, el empleo de esta herramienta reduce los costes de desplazamientos, alojamiento y manutención de los asistentes, así como el gasto del alquiler de grandes espacios para poder llevar a cabo los eventos.

Fevexpo está implementada y soportada por Desoft, en su nube pública, con tecnología ODOO, uno de los ERP (Planificación de Recursos Empresariales por sus siglas en inglés) de código abierto más popular y potente del mundo, que sirvió de base para el desarrollo posterior de la plataforma. Al sitio web se puede acceder en la dirección www.fevexpo.cu.

Entre los principales beneficios que ofrece Fevexpo destacan:

Desplegada en la infraestructura de Desoft bajo el modelo de SaaS
Creación de sitios web personalizables de forma muy rápida, con dominio propio del cliente o bajo un subdominio de Fevexpo hospedado en la nube pública de Desoft
Diseño adaptable a cualquier dispositivo: ordenador, móvil o tablet.
Registro en línea, acreditación, facturación y pago a través de pasarelas de pago, nacionales e internacionales.
Creación y ejecución de la estrategia de marketing digital y gestión del contenido.
Chat en vivo.
Entre sus funcionalidades destacan:

• Creación del sitio web.
• Registro en línea y acreditación.
• Gestión de participantes del evento.
• Gestión de los trabajos, presentaciones, conferencias, etc.
• Gestión de la facturación digital.
• Pagos en línea.
• Generación de los certificados de participación digitales.
• Gestión de la reservación del hospedaje de los participantes.
• Generación de encuestas.
• Marketing por correo electrónico.
• Salas virtuales (sala de Conferencias, sala de networking y otras).
• Página de trabajos publicados en el evento.
• Feria virtual.
• Gestión de citas entre expositores y visitantes.
• Generación de noticias.
• Estadísticas.

Según Núñez Hernández, otra de los atractivos de la plataforma es que mediante la creación de diferentes espacios virtuales con imágenes diseñadas en 3D, intentan recrear lo que ocurre en un espacio presencial y así logran la premisa que se plantearon al desarrollar la aplicación de que los usuarios vivan un evento real.

La sala de conferencia de Fevexpo permite, a partir del programa, participar en las sesiones del evento mediante trasmisiones en vivo, videos grabados, videoconferencias, con chat integrado para las preguntas y opiniones de los participantes.

El buró de información, por otro lado, es una sala donde se cuelgan los contenidos principales del cónclave y en la sala de chat o networking todos los participantes del evento pueden intercambiar en vivo.

La feria virtual permite a los diferentes actores económicos  contar con un espacio para promocionar sus productos y servicios más importantes.

Por otro lado, organizados por pabellones, los stands muestran la información más relevante de estos actores.

“Los propios expositores se encargan de sus stands, a partir de diseños predefinidos con la posibilidad de que puedan gestionar sus diferentes redes y contactos, subir videos, catálogo de productos y servicios, imágenes y documentos del expositor, así como la posibilidad de concertar una cita con el representante”, explicó el jefe del Centro de Desarrollo Desoft La Habana.

Trabajamos acorde con los intereses de cada cliente, añadió. “En principio, existen tres paquetes de servicios que agrupan las funcionalidades de Fevexpo. Un cliente puede escoger uno de esos paquetes o conformar uno personalizado con los servicios que necesite”.

En cuanto a la creación y el diseño del sitio web, tienen predefinido, en base a la experiencia acumulada, una estructura de aquellas páginas y secciones que son comunes para todos los eventos. “Pero el cliente puede decidir qué desea y qué no desea que esté en su sitio web. Cada evento cuenta con su propia identidad, por lo que el cliente puede tener definido su diseño y nosotros conformamos el sitio con esa base, o le brindamos también ese servicio”.

Además, el propio cliente puede participar en la creación del sitio web, añadiendo páginas, secciones y contenidos de forma muy fácil, gracias a las facilidades que le ofrece las plataformas Fevexpo y Odoo.

Precisamente, para el desarrollador, contar con tiempo de antelación con el sitio web y sobre todo, tenerlo de forma permanente, permite gestionar todo el evento desde su lanzamiento en un solo sitio y aumentar así la visibilidad de ese espacio en la red.

“Permite que los interesados obtengan información valiosa y contacten directamente con los organizadores, estableciendo un feedback con ellos”, dijo Núñez Hernández.

Así, por supuesto, se llega a un público más amplio y diverso, se ahorra tiempo y recursos en la promoción del evento, se conforma una estrategia de marketing y promoción efectiva y se personaliza el espacio virtual, que permite aumentar la interacción y la participación de los asistentes.

“Fevexpo es un producto consolidado y en fase de crecimiento, incorporando nuevas prestaciones y funcionalidades, con un equipo de soporte detrás que permite esas mejoras. Se han realizado más de 30 eventos desde su lanzamiento, lo que ha superado con creces las expectativas iniciales”, aseguró el jefe del Centro de Desarrollo  Desoft La Habana.

Entre las nuevas funcionalidades lanzadas recientemente se encuentran:

• Posibilidad de que los participantes del evento puedan gestionar su hospedaje desde el propio registro en el evento, lo que les permitirá ahorrar tiempo y esfuerzo.
• Inclusión en la factura enviada al participante del precio correspondiente a su hospedaje, lo que facilitará la gestión de los gastos relacionados con el evento.
• Formulario con indicadores a partir de una plantilla definida para la evaluación de los trabajos que los autores ponen a consideración del comité científico.
• Foro personal para la interacción entre el autor del trabajo y el evaluador desde la propia plataforma durante la evaluación del mismo.
• Nuevos diseños de estands virtuales que harán más atractiva la feria.
• Nuevos servicios asociados a la gestión del cobro de los eventos.
• Sobre las expectativas, el desarrollador señaló que este año comenzaron a expandirse a otras provincias del país.

“En Mayabeque, con eventos como SISA 2023 y Agrociencias 2023; en Cienfuegos, con Exposur 2023, y en Sancti Spíritus, con Yayabociencia 2023 y Vidacultural, además de numerosos eventos desarrollados en nuestra sede por excelencia, Plaza América de Varadero. Nuestra meta para 2024 es llegar a todas las provincias del país, apoyados en diferentes UEB y mipymes de Desoft con presencia en todos los territorios”.

Además, agregó que aspiran a seguir creciendo en el mercado nacional, aprovechando la oportunidad de los recientes decretos y resoluciones sobre eventos y ferias, publicados en la Gaceta Oficial No. 73 del 8 de agosto de 2023, donde se establece que los eventos deben contar con su sitio web propio, y muchos de los nacionales aún no lo tienen.

“También hemos recibido intenciones de clientes extranjeros, y si se concretan podremos aportar a las exportaciones. Seguimos trabajando en la mejora y evolución constante de la plataforma, con un equipo profesional que la soporta. La finalidad es aportar a la transformación digital en nuestro país”, concluyó.